Une cérémonie de certification ou de distinction est un évènement qui a pour objectif de primer un ou plusieurs individus pour leurs efforts dans un domaine donné. Elle peut être organisée en interne comme en externe. Peu importe la cible d’une cérémonie de certification, son organisation ne doit pas être prise à la légère. Découvrez ici comment réussir l’organisation d’un tel évènement.
Préparez un résumé pour la cérémonie de certification
Le résumé de la cérémonie de certification est un document dans lequel vous devrez rappeler l’objectif et les détails de l’évènement que vous organisez. Plus simplement, il s’agit ici de préciser :
- le but de la cérémonie (reconnaissance, hommage ou autre) ;
- les personnes concernées par les certifications à décerner ;
- les personnes qui devraient choisir les récipiendaires ;
- et l’aspect des récompenses.
Assurez-vous aussi de mentionner dans le résumé le thème global de l’évènement. Il est recommandé de faire le choix d’un thème inspirant et amusant afin de rendre la cérémonie mémorable.
Définissez un budget pour la cérémonie de certification
Une fois que le contenu de la cérémonie de certification est clairement défini, passez à l’établissement d’un budget pour l’évènement. Le budget doit être élaboré en fonction de l’envergure de la cérémonie de distinction. Autrement dit, si vous souhaitez organiser une cérémonie de certification somptueuse, votre budget doit vous permettre de faire face aux dépenses liées à son organisation.
Concrètement, les principales lignes budgétaires doivent inclure :
- le coût de la location de la salle ;
- la restauration ;
- les interventions et animations ;
- et le coût de la promotion de la cérémonie.
N’oubliez pas de tenir compte du matériel au moment de l’établissement du budget. Pour le matériel, vous aurez notamment besoin d’un coussin de cérémonies grenat si les récompenses à décerner sont des médailles, d’installations audiovisuelles, de chaises, d’un pupitre et d’éléments décoratifs.
À titre de rappel, l’élaboration du budget a pour objectif d’obtenir une estimation de ce que pourrait coûter l’organisation de votre cérémonie de certification. L’estimation du coût lié à l’organisation de l’évènement permet de prendre les mesures qu’il faut pour son financement (billetterie, sponsoring).
Choisissez un lieu et une date pour la tenue de la cérémonie de certification
Après l’élaboration du budget, il faut ensuite chercher un lieu pour la tenue de la cérémonie. L’idée, c’est de faire le choix d’un cadre viable qui reflète l’esprit de votre évènement.
Pour réussir le choix de la salle devant accueillir la cérémonie de distinction, vous devrez tenir compte d’un certain nombre de critères. Il s’agit essentiellement :
- de l’emplacement de la salle ;
- de la capacité de la salle en matière d’espace ;
- des différentes dispositions possibles dans le cadre ;
- et de la réputation de la salle convoitée.
Le choix de la date de la cérémonie de certification est tout aussi important que le choix du lieu. Pour la date, l’idéal, c’est de s’assurer que la cérémonie de distinction ne tombe pas sur un jour férié.
Déterminez les catégories de certification et les juges qui conviennent
L’objectif d’une cérémonie de certification, c’est de féliciter les destinataires des récompenses pour leurs accomplissements. Déterminez donc au préalable les catégories dans lesquelles vous souhaitez décerner des prix. Lorsque les catégories sont définies, choisissez les juges qui devront sélectionner les gagnants. Pour que les certifications décernées soient crédibles et aient de la valeur, les juges choisis doivent être des experts qualifiés et reconnus dans leur domaine de compétence.
Intégrez des animations à la cérémonie de certification
Toutes les personnes présentes à une cérémonie de distinction ne sont pas des lauréats. Pour éviter que les personnes invitées s’ennuient et se désintéressent de votre évènement, divertissez-les en intégrant au programme des animations. Il peut s’agir de prestations musicales ou d’activités ludiques.